¿Cuáles son las claves de la conexión con tus audiencias? ¿Qué mecanismos internos promueven el sentido de pertenencia en las organizaciones? Hay muchos elementos, pero todos conducen hacia una reputación bien gerenciada.
¿Y cómo tener un sólida reputación?
Les presentamos nuestra experiencia con el Sistema de Educación Media Superior, SEMS, de la Universidad de Guadalajara, en México.
El SEMS tiene presencia en 104 municipios del estado de Jalisco, convirtiéndolo en el sistema universitario más extenso del país.
Contando con planteles, escuelas regionales, módulos y extensiones educativas, el sistema agrupa unas 158 unidades, donde hacen vida más de 156 mil estudiantes.
Con un universo de tales dimensiones, la reputación del SEMS enfrenta diariamente todos los retos que cualquier corporación mundial puede tener.
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Desde la fluidez de la información interna, el reconocimiento de los logros de cada equipo de trabajo, multiplicidad de audiencias internas y externas, hasta contingencias de todo nivel y la articulación de las redes sociales de las unidades educativas.
¿Cuál ha sido una de las claves del SEMS para asumir exitosamente estos desafíos? Su REC.
En palabras del director general del SEMS, Javier Espinoza de los Monteros Cárdena, los enlaces de comunicación “son una piedra angular en el trabajo del Sistema”.
La REC
La Red de Enlaces de Comunicación, REC, integrada por docentes ubicados en algunas de las 71 preparatorias, actúa como extensiones de la Dirección de Comunicación del SEMS.
Cada integrante de la REC tiene sus responsabilidades diarias como docente, y al mismo tiempo operan como responsables de identificar, reseñar y distribuir las noticias más resaltantes de su preparatoria.
De igual forma, son los pivotes para articular las estrategias de comunicación de todo el sistema, y se apoyan en la Dirección de Comunicación para multiplicar las iniciativas que requieren cobertura mediática dentro y fuera de la Universidad de Guadalajara.
¿Los enlaces son comunicadores sociales? ¿Cómo identifican una noticia local de una que puede tener visibilidad en los medios de comunicación del país? ¿Cuáles son los criterios para desarrollar contenidos para las redes sociales? ¿Tienen formación como Community Managers?
En este punto es cuando aparece otra de las clave del éxito de SEMS: capacitación.
Al describir el programa de formación de la REC, Espinoza de los Monteros Cárdenas señala que “con esto nos acercamos más, y es una forma de agradecer y reconocer la labor que efectúan en cada plantel que representan, para alimentar la base de los alcances que hemos tenido en conjunto, misma que ha propiciado el crecimiento del Sistema”.
Programa de formación de la REC
Además de un conjunto de manuales de procedimiento en distintos aspectos de la comunicación organizacional, la REC participa en un programa de capacitación donde cada integrante tiene la oportunidad de familiarizarse con fundamentos del periodismo, la comunicación corporativa y la administración de redes sociales.
Desde febrero desde año hemos tenido la oportunidad de trabajar junto a la Dirección de Comunicación de SEMS, en el proceso formativo de los integrantes de la REC.
Nuestra propuesta apuntó a aspectos específicos que se abordaron en sesiones de trabajo de 6 horas, en las que se implementaron módulos teórico-prácticos y dinámicas de trabajo en equipo para fortalecer el desarrollo de contenidos y su difusión.
El contenido incluyó temas estratégicos y tácticos de la comunicación corporativa.
Entre ellos, la importancia de informar, cómo detectar una noticia, metodologías para procesar la información, técnicas para desarrollar contenidos destinados a redes sociales y estrategias de interacción con los usuarios de las mismas.
¿Qué es una noticia? ¿Cómo titular un texto para hacerlo más atractivo? ¿Por qué es importante difundir lo que hacen?
Durante las sesiones, facilitadas por nuestro director general, Elías García Navas, en la sede del SEMS en Guadalajara, los docentes tuvieron la oportunidad no solo de entrar en contacto con estos conceptos, sino de ponerlos en practica con temas vinculados a sus comunidades educativas en las distintas regiones de que sobre la Jalisco.
Como ocurre en toda organización, la riqueza de las historias que a diario se producen internamente, representan un reto por sí mismas, haciendo que el criterio periodístico sea un elemento decisivo.
El valor de la REC
En SEMS captaron desde el principio que, si no se difunden los logros, no se percibirá el valor real de la organización y su influencia en el estado. En otras palabras, no se cree en el mito del “perfil bajo”.
Y más allá de la implicación directa del valor que tienen contar con un responsable de las comunicaciones en cada unidad de una organización, y del efecto que tiene sobre la reputación de la institución el contar las buenas noticias, en SEMS se comprende que la REC es un dispositivo que funciona en dos vías.
La red de enlaces facilita la implementación de las estrategias de comunicación interna de SEMS y los esfuerzos que, a través de la articulación de las redes sociales, puedan incrementar la visibilidad de los mensajes del sistema educativo en general y de la propia Universidad de Guadalajara.
Es también un mecanismo de alerta temprana, algo vital para una organización cuya población es joven.
A pesar de las distancias tan pronunciadas entre la sede del SEMS y sus unidades educativas, el sistema funciona de manera coordinada cada vez que se producen situaciones de contingencia o de amenaza.
Con ello, los protocolos de crisis pueden contar con un verdadero sistema de alertas tempranas para anticiparse o contener situaciones que pudieran tener efectos negativos contra los integrantes de la organización y la reputación corporativa.
La red de enlaces de comunicación y su oportuna capacitación, se convierten en factores clave para la reputación de una organización que se esfuerza en tener buenas historias para contar.
Foto: Lázaro Sánchez/SEMS